Roller och ansvar i samfällighetsföreningen

Visingelunds Samfällighet, som består av 138 hushåll på Innerspåret, Mittspåret och Ytterspåret i Täby, ägs av sina medlemmar. Varje hushåll betalar en årlig avgift till föreningen som används till samfällighetens verksamhet samt underhåll. Som boende i detta område är man delaktig i föreningens arbete. Vissa uppgifter roterar mellan medlemmarna medan andra är knutna till fastigheten.

 

Styrelsen

Vår styrelse innefattar följande poster; 1 ordförande, 1 kassör, 1 sekreterare, 4 ledamöter och 1 suppleant.

Deltagande i styrelsen berättigar till ett av årsmötet fastställt arvode. För att arvodet skall betalas ut krävs aktivt deltagande i styrelsearbetet och närvaro på minst 50 % av styrelsemötena.

 

Till ordförandeuppdraget hör:

  • att förbereda och genomföra/leda styrelsens möten samt hålla kontakten med ansvariga för alla olika frågor (pooler, lekplatser, kvartersgården, underhåll, gator, webbsidan, protokoll mm)
  • att tillsammans med kassören fortlöpande övervaka samfällighetens ekonomi
  • att processa nya frågor som inte direkt faller in under någon av de identifierade rubrikerna ovan
  • att ansvara för information till medlemmarna via utskick och webb
  • att göra hembesök till nyinflyttade medlemmar, hälsa välkommen/ge information
  • att ansvara för den övergripande planeringen av styrelsens och arbetsgruppernas arbete samt för planering inför årsmötet
  • att ha god kännedom om lagstiftningen, stadgarna, försäkringar, m.m.
  • ansvaret för snöröjningsfrågor (kan ligga på olika styrelseledamöter)
  • att löpande läsa och svara på mailen styrelsen@visingelund.se

 

Till kassörsuppdraget hör

  • att löpande hålla koll på likviditet
  • att betala och inkomna fakturor och räkningar
  • att fakturera medlemsavgifter
  • att i fortlöpande bankkontakter övervaka betalningar och placerade medel
  • att fortlöpande stämma av samfällighetens ekonomiska utveckling mot budget
  • att svara för löpande bokföring
  • att svara för att eventuella skatter och avgifter betalas
  • att upprätta årsbokslut och budgetförslag inför årsmötet
  • att mot kvitto betala ut utlägg gjorda av samfällighetens medlemmar

 

Till sekreteraruppdraget hör

  • att under pågående möte skriva minnesanteckningar eller utkast till protokoll
  • att efter mötet ordna med justering
  • att se till att justerat protokoll publiceras av webbansvarig
  • att expediera protokollsutdrag
  • att ansvara för styrelsens protokoll och arkiv

 

Till ledamotsuppdraget hör

  • att delta aktivt i styrelsearbetet
  • att genomföra de av styrelsen tagna besluten
  • att ansvara för uppdrag givna av styrelsen till ledamoten
  • att ta fram beslutsunderlag/fakta i olika frågor inför kommande styrelsemöten

 

Till suppleantarbetet hör

  • att vid behov tjänstgöra som ersättare men att också delta i så många sammanträden som möjligt för att vara väl insatt i alla styrelsens frågor

 

Valberedning

Tre personer inom samfälligheten innehar rollen som valberedare.

Rollen som valberedare berättigar till ett av årsmötet fastställt arvode.

 

Till valberedningsansvaret hör

  • att när deltagare i styrelsen, revisor eller valberedare önskar avgå hitta ersättare inom samfälligheten
  • att i god tid före årsmötet kontakta styrelsen för att se om några ersättare behövs
  • att informera samfälligheten om vilka poster som finns att söka och hur man söker dem
  • att på årsmötet presentera förslag på nya medlemmar till olika poster

 

Revisor

Två personer inom samfälligheten innehar rollen som revisor.

Rollen som revisor berättigar till ett av årsmötet fastställt arvode.

 

Till rollen som revisor hör

  • att aktivt granska räkenskaperna efter avslutat verksamhetsår
  • att delta på årsmötet och rekommendera (eller inte) att styrelsen beviljas ansvarsfrihet

 

Webbmaster

Tanken med webbplatsen www.visingelund.se är att den ska vara den primära informationskanalen från styrelsen ut till hushållen. Den ska också vara den naturliga platsen att leta information om området på, både för boende och för potentiella nya grannar. Rollen som webbansvarig är speciell och bör innehas av någon med intresse för information och med viss eller god kunskap i webbsidor i allmänhet.

 

Till rollen som webbansvarig hör

  • att säkerställa att webbsidan fungerar enligt önskemål och är tillgänglig
  • att löpande läsa och svara på mailen webmaster@visingelund.se
  • att ge ut lösenord och instruktioner till behöriga personer som ska hjälpa till att hålla webbsidan uppdaterad och aktuell
  • att göra nödvändiga uppdateringar samt lägga ut dokument på begäran av styrelsen
  • att övervaka sekretess- och integritetsaspekter på webbsidan

 

Underhållsområden

Samfälligheten har 3 underhållsområden; poolerna, kvartersgården samt området i övrigt.

 

Poolerna

På området finns två pooler; Övre respektive Nedre poolen. Två hushåll per pool är övergripande ansvariga för poolverksamheten, planering och ledning av underhåll och benämns poolgruppsansvariga. Ett antal hushåll per pool är knutna till poolgruppen där respektive hushåll har varsin städvecka under sommarsäsongen.

Rollen som poolgruppsansvarig berättigar till ett av årsmötet fastställt arvode.

 

Till rollen som poolgruppsansvarig hör

  • att planera och distribuera varje säsongs poolschema
  • att öppna och stänga poolen i början och slutet av varje säsong
  • att tillsammans med övriga hushåll i poolgruppen tillse att ett löpande underhåll och skötsel av poolerna genomförs (kan även ske på årets städdagar)
  • att rapportera större förseelser/trasig utrustning till styrelsen
  • att efter godkännande från styrelsen ombesörja nödvändiga inköp av utrustning
  • att informera nyinflyttade hushåll som ingår i poolgruppen vad som förväntas av dem och hur det går till att ha en poolvecka på sommaren
  • att ha kännedom om rutiner för vattenprovtagning
  • att ha kännedom om poolens utrustning och funktion

 

Till hushåll inom poolgruppens ansvar hör

  • att under tilldelad poolvecka dammsuga poolen dagligen
  • att tömma papperskorgen vid behov
  • att vara tillgänglig vid behov
  • att se till att poolområdet är rent och snyggt
  • att vid större fel rapportera dessa till poolgruppsansvarig

 

Kvartersgården

Kvartersgården på Innerspåret 10 kan nyttjas av medlemmarna utan kostnad. En Stugfogde har det övergripande ansvaret för Kvartersgården och därtill finns ett antal hushåll som har nyckel dit för utlåning till övriga medlemmar vid nyttjande. En deposition tas ut vid nyckelutlämning och returneras vid återlämning. På webbsidan finns en förteckning över och kontaktuppgifter till de hushåll som innehar nycklar för utlåning samt regler för Kvartersgården. Bokning sker för tillfället i en papperskalender på anslagstavlan inne i Kvartersgården men kommer på sikt att ske på webbsidan.

Rollen som Stugfogde berättigar till ett av årsmötet fastställt arvode.

 

Till Stugfogdeansvaret hör

  • att tillse att bokningar kan göras d.v.s. hänga upp bokningslistor i Kvartersgården
  • att leda nyckelinnehavargruppen gällande skötsel och rutiner vid brukande
  • att leda underhållsgruppen gällande underhåll och städning av Kvartersgården
  • att ansvara för inköp av tex. rengöringsmedel, toalettpapper, etc.
  • att till styrelsen anmäla behov av större underhållsåtgärder och reparationer

 

Till Nyckelinnehavaransvaret hör

  • att vara en av flera som lämnar ut en tillträdesnyckel mot deposition
  • att före eventet komplettera bokningslistan i Kvartersgården med sitt namn när nyckel lånats ut så att Stugfogden vet vem som lånat ut sin nyckel
  • att efter genomfört event kontrollera städningen före återlämning av deposition

 

Planteringar och gräsmattor runt Kvartersgården samt storstädningen som görs två gånger per år tillhör andra underhållsområden.

 

Området i övrigt

I vårt område finns allmänna ytor i form av vägar, gräsmattor, rabatter, buskage, träd, lekplatser och en Kvartersgård som behöver skötas på hösten och våren samt i allmänhet. Ett större antal hushåll tillhör underhållsgruppen som i sin tur är indelad i mindre delområden där specifika hushåll är knutna till ett delområde, ofta i närheten av ens hus. Skötsel och städning genomförs i huvudsak på städdagarna (höst och vår) men även under sommarhalvåret när gräsmattorna ska klippas. Ett hushåll per delområde är huvudansvarig för just det området och benämns underhållsgruppsansvariga.

Rollen som underhållsgruppsansvarig berättigar till ett av årsmötet fastställt arvode.

Till rollen som underhållsgruppsansvarig hör

  • att planera och distribuera varje säsongs gräsklippningsschema
  • att delta på städdagarna och tillse att delområdet görs fint inför kommande säsong i form av rensning, sopning, krattning, beskärning, målning, lagning, städning, etc.
  • att rapportera trasig utrustning/staket/kantsten/material till styrelsen
  • att efter godkännande från styrelsen ombesörja nödvändiga inköp av utrustning/material/reparationsmaterial
  • att delge information från styrelsen vidare till underhållsgrupperna
  • att informera nyinflyttade hushåll som ingår i underhållsgruppen vad som förväntas av dem och hur arbetet brukar utföras
  • att tömma papperskorgarna vid behov

 

Till hushåll inom underhållsgruppens ansvar hör

  • att delta på städdagarna och göra delområdet fint inför kommande säsong
  • att i förekommande fall klippa gräsmattorna enligt schema

 

Ansvarig för redskap och reservdelar

Samfälligheten har ytterligare två roller som faller inom kategorin underhåll varav detta är den ena.

Rollen som redskaps/reservdelsansvarig berättigar till ett av årsmötet fastställt arvode.

 

Till rollen som ansvarig för redskap och reservdelar hör

  • att tillse att samfällighetens gemensamma redskap är i funktionsdugligt skick
  • att vid behov införskaffa nya redskap (vid större belopp krävs årsmötets beslut)
  • att vid behov tillse att trasiga redskap repareras
  • att ta emot rapporter om när något redskap är sönder eller behöver underhållas

 

Parkansvarig

Detta är samfällighetens andra roll inom kategorin underhåll.

Rollen som parkansvarig berättigar till ett av årsmötet fastställt arvode.

 

Till rollen som parkansvarig hör

  • att vara övergripande ansvarig för planteringar och rabatter
  • att köpa in växter, jord, näring, etc. till området i allmänhet